GESTÃO DE ARQUIVOS E DOCUMENTOS

 

A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal, criar instrumentos de controlo e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos.

 

Para quem é indicado?

Para empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que esses documentos sejam catalogados corretamente para fácil localização.

 

Vantagens e benefícios da Organização de Arquivos:

 

• Organização física adequada;

• Criação de uma base de dados online com uma conecção ao Windows

• Sistema de identificação;

• Padronização dos métodos de arquivamento;

• Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;

• Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;

• Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;

• Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;

• Descarte de documentos expirados ou desnecessários;

• Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.

 

 

 

 

Implementação de Plataformas de Gestão Documental

 

Este serviço tem como objectivo, implantar uma plataforma de gestão documental que permita, uma maior organização dos documentos, e criação de uma base de dados online com uma conecção ao Windows, permitindo que todos os departamentos ou colaboradores com permissão, tenha acesso aos arquivos, a partir de qualquer lugar do mundo, de realçar que mesmo sem acesso a internet será possível o acesso aos arquivos. A internet será necessário sempre que haver uma atualização ou lançamento de novos documentos, para poder fazer um upload (atualização) dos dados.

 

Este serviço visar contribuir no aumento da eficiência de todas as organizações numa margem de até 100%, por via do aumento da rapidez na tomada de conhecimento, na tomada da decisão e na comunicação da mesma.

A ESAF, através da sua rede de parceiros, disponibiliza soluções de gestão documental nas áreas de Microsoft SharePoint, onedrive e outros softwares.

 

 

 

 

Soluções de Digitalização

 

A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.

A ESAF disponibiliza serviços de consultoria e implementação na área da digitalização de documentos, baseada na sua parceria com alguns fabricantes de Software de digitalização.

 

Para quem é indicado?

Empresas que possuem documentos que precisam ser consultados e administrados de forma rápida e organizada

Vantagens e benefícios da Digitalização de Documentos:

• Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;

• Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;

• Redução de custo com recuperação e duplicação;

• Preservação do arquivo físico;

• Integração de dados ativos e históricos.